Erst zusehen. Dann automatisieren.
Regeln räumen dein Postfach auf — aber sie zeigen dir erst, was sie tun würden, bevor sie etwas tun.
Was eine Regel ist
Eine Regel verbindet eine Bedingung („wenn eine Mail so aussieht …") mit einer Aktion („… dann tu das"). Eingehende Mails werden beim Empfang geprüft — und je nach Einstellung sofort, verzögert oder nur probeweise behandelt.
Bedingungen
| Bedingung | Trifft zu, wenn … |
|---|---|
| Absender-Adresse | die Adresse exakt stimmt (z. B. rechnung@musterfirma.de) |
| Absender-Domain | die Domain stimmt (z. B. musterfirma.de) |
| Domain-Liste | die Domain in einer Liste steht — für „eine Handvoll Newsletter" |
| Betreff enthält | ein Stichwort im Betreff steht |
| Anhang-Endung | ein Anhang auf .pdf, .csv o. ä. endet — auch tar.gz wird erkannt |
Mehrere Bedingungen in einer Regel müssen alle zutreffen. Zusätzlich kannst du die Regel auf ein Konto oder einen Ordner einschränken.
Aktionen
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Ins Archiv | Mail wandert in den Archiv-Ordner |
| In den Papierkorb | Mail wandert in den Trash — nie endgültig löschen |
| In Ordner verschieben | Mail wandert in einen Ordner deiner Wahl |
| Workflow ausführen | Startet eine Workflow-Pipeline (Anhänge speichern, Skripte, …) |
Endgültiges Löschen gibt es als Regel-Aktion bewusst nicht — dafür ist Automatik zu fehleranfällig.
Verzögerung — der Trick mit den 10 Minuten
Eine Regel kann ihre Aktion verzögert ausführen, z. B. „Newsletter nach 10 Minuten archivieren". Bis dahin siehst du an der Mail einen kleinen Marker mit dem Countdown.
Der Clou: Deine Reaktion gewinnt immer. CrystalMail führt eine geplante Aktion nicht aus, wenn du die Mail inzwischen
- markiert (★) hast,
- beantwortet hast oder
- selbst verschoben hast.
Was du angefasst hast, bleibt liegen.
Trockenmodus — erstmal nur gucken
Neue Regeln starten im Trockenmodus: Sie markieren sichtbar, was sie tun würden — aber führen nichts aus. Nach ein paar Tagen siehst du genau, ob die Regel das Richtige trifft. Dann: Live schalten, fertig.
Ausführung: sofort oder mit Bestätigung
- Automatisch: Die Aktion läuft im Hintergrund, Ergebnis landet im Verlauf.
- Mit Bestätigung: CrystalMail fragt kurz nach (Anwenden / Verwerfen) — sinnvoll bei Aktionen, die Dateien schreiben.
Regeln auf bestehende Mails anwenden
Beim Anlegen kannst du eine Regel rückwirkend auf deinen Posteingang anwenden lassen — CrystalMail markiert alle passenden Mails (bis zu 5.000) und räumt sie dann nach denselben Sicherheitsregeln ab.
Regel aus Beispielen lernen
Keine Lust auf Bedingungs-Bastelei? Markiere ein paar Beispiel-Mails mit t und lass dir von der lokalen KI eine passende Regel vorschlagen — inklusive Bedingungen, Aktion und Verzögerung. Du kannst den Vorschlag annehmen, bearbeiten oder verwerfen. Mehr dazu im KI-Guide.
Verlauf
Jede ausgeführte Aktion bekommt einen Eintrag im Verlauf — du kannst jederzeit nachvollziehen, welche Regel was wann getan hat. Nichts passiert im Verborgenen.